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[Google小教室]如何使用Google日曆快速回应所有受邀对象

2020年06月09日 来源:http://www.95shenbo.com

不知道大家是否有过已经与朋友约好的行程,但因为一些突发状况而没办法出席参加,或是会迟到的经验吗?这时,如果你是这个活动的招集人,活动人数少还好处理,若是活动人数一、二百个,要一个一个打电话、Line 连络的话,光想到就会觉得头痛吧?没问题的,这次笔者要来教大家透过 Google 日曆上的快速回应功能,让活动招集人可以在最短、最省钱的条件下,将临时变更的活动时间、地点迅速通知所有参与人,而且还不局限于网页版的 Google 日曆,连手机也能快速通知。究竟这个功能要怎幺做呢?就让笔者来教大家吧。

[Google小教室]如何使用Google日曆快速回应所有受邀对象

第一步 - 编辑活动

要透过网页版的 Google 日曆来通知所有活动的参与人,首先一样要透过已建立好的行程旁的「编辑活动」来进行设定。

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第二步 - 传送电子邮件给邀请对象

点击「编辑活动」并进入设定页面后,可以看到右侧红色框框的位置,有个「传送电子邮件给邀请对象」选项,点选后就能进行电子邮件快速回应的动作。

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第三步 - 传送电子邮件

进入「传送电子邮件给邀请对象」的页面后,可以看到页面中有收件者、主旨、讯息等,活动招集人可以自行设定要传送讯息给哪些收件者,或是讯息主旨以及讯息内容。当一切都设定、撰写完毕后,按下左下角的传送键即可将临时更改活动时间、集合地点的内容快速传送出去,如此一来就不用大费周章的一个一个人联络。

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除了透过电脑版的 Google 日曆来回覆受邀对象外,大家也可以使用手机来进行快速回覆。而大家若要使用手机版的 Google 日曆,可以至 Play 商店或是 App Store 下载。下载后只要登入 Google 帐号,即可将 Google 日曆上的所有资料同步至手机中。

 

第一步 - 选取活动

首先,使用者可以开启 Google 日曆 App,然后直接点选活动日期,进入活动记事后即可进行下一步。

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第二步 - 点选右上角设定选项

点选右上角的设定选项后,会出现删除、传送电子邮件给邀请对象两个选项。若要删除活动,可以点选第一个删除选项,若要进行快速回应,就要点选第二个选项。

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第三步 - 选择快速回应罐头讯息、自订讯息

若使用者正在会议中,或是在无法输入文字的状况下,可以直接点选上方的罐头讯息进行快速回应。若还有其他事项要向所有参与人说明,则可点选最下方的自行撰写回应,将要告知参与人的事项说明清楚。

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第四步 - 选择通知方式

点选罐头讯息,或是点选最下方的自行撰写回应后,Google 日曆 App 会跳出寄送电子邮件的使用工具,若没有安装其他电子邮件 App,仅会显示内建的邮件或是 Gmail 两个选项。

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第五步 - 撰写邮件

选择寄件方式后,即可开始进行快速回应的内容撰写。值得一提的是,若一开始选择的是罐头讯息,到撰写邮件这个步骤时也可以修改罐头讯息或是重新输入讯息。让使用者可以有更大的使用弹性。当内容输入完成,按下右上角的三角形传送键后,即可将邮件传送给指定的所有活动参与人。

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Google 日曆除了提供网页版的快速回应功能之外,同时也在 Google 日曆 App 中提供这项功能,让出门在外的活动招集人可以随时随地传送最新的活动讯息。再结合先前笔者为大家介绍的如何在 Google 日曆新增档案、如何在 Google 建立週期日程表,让大家可以在工作、生活,甚至是办活动等各种应用,更加便利、顺手。

 
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